海外取引先とのメールで失敗した経験から学んだことがある。件名は具体的に、『Meeting Request: Project X on May 15th』のように日時と目的を明記する。本文では『Hi John,』とファーストネームで始めるのが最近のトレンドだが、初めての接触なら『Dear Mr. Smith,』が無難だ。
署名には携帯番号とタイムゾーンを入れると親切。返信遅延時は『Apologies for the delayed response』と一言添えるだけで印象が変わる。『Best regards』は万能だが、『Warm regards』は微妙にカジュアル度が増すので状況を見極めて。相手の文化圏によってはハッピーアワーの誘いが信頼構築に役立つことも。