海外取引先とのメールで失敗した経験から学んだことがある。件名は具体的に、『Meeting Request: Project X on May 15th』のように日時と目的を明記する。本文では『Hi John,』とファーストネームで始めるのが最近のトレンドだが、初めての接触なら『Dear Mr. Smith,』が無難だ。
署名には携帯番号とタイムゾーンを入れると親切。返信遅延時は『Apologies for the delayed response』と一言添えるだけで印象が変わる。『Best regards』は万能だが、『Warm regards』は微妙にカジュアル度が増すので状況を見極めて。相手の文化圏によってはハッピーアワーの誘いが信頼構築に役立つことも。
ビデオ会議では背景に本棚や植物を映すと好印象という調査結果がある。『You first』『After you』のやり取りで3秒待つ寛容さが、英国系企業では評価される。提案時に『Would it be possible to...?』と曖昧表現を使うより『I suggest we...』と断言した方がドイツ企業では効く。
名刺交換は片手でなく両手で行う中国系企業もあれば、サウジアラビアでは右手のみがマナー。飲食接待時、インドではベジタリアン対応を事前確認しておく配慮が喜ばれる。時差のある相手に『As per my last email』と書く代わりに、『Following up kindly』と柔らかく催促する言い回しが最近増えている。
昇進祝いのメールに『Well deserved!』とコメントする際、女性CEOには『Your leadership inspires us』のように成果に焦点を当てた表現が好まれる傾向がある。会議中に『Let me circle back to that』と言いながらメモを取る仕草は、慎重な対応として評価される。取引先のSNS投稿に時々いいねをするだけで、関係性が円滑になることも。
ロンドン支社勤務時代、午前中の会議で『How was your weekend?』と聞くのが定番だと知った。ただし2分以内に本題に移らないと効率が悪いとみなされる。米国では『Awesome!』のような大げさな褒め言葉が多用されるが、オランダ人は直接的な表現を好む。
プロジェクト遅延報告時、『We faced some challenges』より『We identified areas for improvement』と前向きに表現する技術が必要。取引先の記念日に『Congratulations on your 10th anniversary』と個別メールを送るだけで、次の契約交渉がスムーズになった実例がある。