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優先順位をつける訓練が効率的な動きの鍵になる。急ぎではないが重要な仕事は、カレンダーの空白時間に埋め込んでおく。『進撃の巨人』のエレンが目標に一直線なように、『この1時間は書類整理だけ』と決めると、他の雑念が入り込む隙がない。
道具選びも大切で、私はペンよりキーボード打ちの方が速いと自覚してから、音声入力ソフトも併用している。同僚との打ち合わせでは、必ず『この話の結論は?』と問いかけるクセが、回り道を防ぐ。だらだら話す人には、砂時計を目立つ場所に置くだけで、相手のテンポまで変わるから不思議だ。
てきぱき動ける人は、実は『準備』に力を入れている。前日の夜に洋服や書類を揃えておくだけでも、朝のバタバタが半減する。『DEATH NOTE』のライトが常に先を読むように、『次に必要なものは何か』を考えながら行動する癖をつけた。
作業環境の整理整頓も見落とせない。書類は使用頻度別に色分けし、よく使うアプリはデスクトップの固定位置に配置。これだけで探し物の時間が激減した。締切間際の焦りを避けるため、自分なりの『締め切り前倒しルール』を作るのも効果的だ。私の場合、本来の期限の2日前を偽りの締切日と設定している。
反射神経よりも仕組み作りが重要だと気付いてから、生活が変わった。料理の手順を時系列で書き出しておけば、材料を切る間に鍋を火にかけられる。『スパイ・ファミリー』のロイドみたいに、複数作業を並行するコツは『待ち時間』の有効活用だ。
会議中に思いついたアイデアは即座にメモアプリへ記入し、後で整理。『後で』をなくすのが鉄則で、未処理タスクがたまると、途端に動きが鈍くなる。5分で終わる用事はその場で片づける習慣が、大きな差を生む。
時間管理のコツは、やるべきことを細かいステップに分解することだと思う。例えばメールの返信なら、『下書き作成→確認→送信』と分割しておけば、途中で止まらずに済む。デスクに付箋を貼って可視化するのも効果的で、『あと5分で終わる』と自分に言い聞かせると、意外と集中力が続くものだ。
スマホのアプリでタスクを管理するのもおすすめで、特に繰り返し作業はリマインダー設定が便利。『スター・ウォーズ』のヨーダみたいに『やるか、やらないかだ』と割り切る姿勢も必要で、迷っている時間こそ最大の無駄だと気づいた。小さな達成感を積み重ねるうちに、自然とテンポが上がってくる。