この状況って本当に気まずいですよね。内諾を得た後にキャンセルするとなると、相手の時間を奪ってしまった罪悪感がどうしても生まれます。まず大切なのは、できるだけ早く連絡すること。相手が次の手配を進める前に知らせるのが礼儀です。
理由は正直に伝えるべきですが、必要以上に詳細を語る必要はありません。『急な事情が発生しまして』という程度で十分な場合もあります。代わりに、キャンセルによる迷惑を
慮る言葉を添えると印象が変わります。『貴重なお時間を頂いてしまったのに申し訳ありません』といった一言があると、相手も受け入れやすくなるものです。