まずは
株式会社グラストの公式サイト内にある『お問い合わせ』ページや会社概要(会社情報)ページを確認するのが一番確実です。多くの企業は「著作権・版権に関するお問い合わせ」や「ライセンス窓口」「法務・知的財産部」といった表記で窓口を明記しています。公式サイトで該当ページが見つかれば、メールフォームや担当部署の直通メールアドレス、電話番号が載っているはずなので、まずはそこからコンタクトを取りましょう。
掲載がない場合は、公開されている企業情報を頼りに探す手順が有効です。会社概要に代表電話や所在地があれば、総務や法務を名乗って版権管理の担当を紹介してもらうよう依頼できますし、プレスリリースやニュースリリースの連絡先が載っていれば広報窓口が案内してくれます。さらに確実に公式の情報を得たいなら、国税庁の法人番号公表サイトや法務局の登記情報で正式な会社名・代表者名・所在地を確認し、そこから電話で担当部署を尋ねると手際よく進みます。私ならまずメールで概要を送り、重要事項は書面や契約書でやり取りする流れにします。
お問い合わせ時に伝えるべき情報を整理しておくと対応が早まります。作品名や具体的な使用目的(商用・非商用の別、配信や商品化の媒体)、使用期間、使用範囲(国内外、オンライン・オフライン)、サンプルやイメージ(可能なら添付)、連絡先(会社名・担当者名・電話番号・メールアドレス)を明記してください。以下は使える簡単なメール文例です。
件名: 著作権・版権使用許諾のご相談(作品名)
拝啓 平素よりお世話になっております。〇〇(会社名/個人名)の△△と申します。現在、貴社が権利を管理されている『(作品名)』について、下記の用途での使用許諾を検討しております。・用途(例:映像配信、商品化など)・使用期間・使用範囲(国内/海外)・想定部数や視聴者規模等 つきましては、版権担当窓口または法務部署のご担当者様をご教示いただけますと幸いです。何卒よろしくお願い申し上げます。
最後に、やり取りは記録に残る形(メールや書面)で進めること、返信が遅れる場合は電話で確認することをおすすめします。正式な許諾は必ず書面(契約書)で交わし、利用条件や対価、権利範囲を明確にしておくとトラブルを避けやすいです。手続きがスムーズに進むことを願っています。