คนที่อยากเป็นเลขาควรมีทักษะอะไรบ้าง?

บางคนอาจคิดว่าเลขาแค่จดนัดและรับโทรศัพท์ แต่ในความเป็นจริงตำแหน่งนี้คือการเป็นเสาหลักที่คอยประสานงานและรักษาความต่อเนื่องของงาน ฉันให้ความสำคัญกับความสามารถในการคาดการณ์ล่วงหน้ามากกว่าการรอคำสั่ง การเตรียมพร้อมสำหรับสถานการณ์ที่อาจเกิดขึ้นและการมีแผนสำรองทำให้วันทำงานราบรื่นขึ้นมาก

ความละเอียดรอบคอบ การให้เกียรติความเป็นส่วนตัวของผู้อื่น และการสื่อสารอย่างชัดเจนแต่สุภาพ เป็นทักษะที่ฝึกได้แต่ต้องใส่ใจ ฉันชอบดูงานซีรีส์เช่น 'Mad Men' บางฉากที่แสดงให้เห็นการจัดการงานเอกสารและความสัมพันธ์เชิงมืออาชีพ เพราะมันเตือนให้รู้ว่าโทนที่เราใช้ในที่ทำงานส่งผลต่อความน่าเชื่อถือของเราเองได้

ท้ายสุด เลขาที่ดีไม่ต้องสมบูรณ์แบบ แต่อยู่กับปัญหาได้ มีไหวพริบ และทำให้ทีมรู้สึกว่ามีคนคอยดูแลระบบให้เดินต่อไปได้ นั่นแหละเป็นสิ่งที่ฉันเห็นคุณค่ามากที่สุด

การจะเป็นเลขาที่ดีต้องมีทั้งทักษะและนิสัยบางอย่างที่ฝึกได้และพัฒนาไปตามประสบการณ์

ผมเห็นภาพเลขาที่ประสบความสำเร็จว่าไม่ใช่แค่คนที่จดนัดเก่ง แต่เป็นคนที่รู้จักจัดลำดับความสำคัญ จับจังหวะการสื่อสาร และอ่านอารมณ์ของผู้คนรอบตัวได้ดี ฉันมักเตรียมตัวล่วงหน้าเสมอ ไม่ว่าจะเป็นการเตรียมเอกสาร การสรุปประเด็นสำคัญก่อนประชุม หรือการทำแผนสำรองเมื่อเกิดปัญหาเฉพาะหน้า ทักษะเหล่านี้เบื้องต้นรวมถึงการจัดการเวลา การใช้เครื่องมือดิจิทัล เช่น ปฏิทินร่วมและแอปจัดการงาน และความละเอียดรอบคอบในการตรวจทานเอกสาร

จากมุมมองการทำงานร่วมกับผู้บริหาร ฉันเรียนรู้ว่าเรื่องความลับและทัศนคติกรุณาเป็นสิ่งที่ประเมินค่ามิได้ ความสามารถในการสื่อสารอย่างสุภาพและชัดเจนช่วยลดความเข้าใจผิดได้มาก และเมื่อเกิดเหตุฉุกเฉิน ความสามารถในการตัดสินใจอย่างรวดเร็วแต่รอบคอบจะทำให้ผู้บริหารไว้วางใจ ตัวอย่างจากซีรีส์อย่าง 'The Office' ทำให้เห็นว่าการขาดทักษะสื่อสารและการจัดการอาจนำมาซึ่งความวุ่นวายที่ไม่จำเป็น

สุดท้ายฉันคิดว่าเลขาที่ดีต้องมีความยืดหยุ่นทางความคิดและพร้อมเรียนรู้เทคโนโลยีใหม่ ๆ อยู่เสมอ การเป็นคนที่คนอื่นพึ่งพาได้ ไม่ใช่เพียงเพราะทำงานเสร็จ แต่เพราะรู้จักช่วยให้ทีมทำงานได้ราบรื่นขึ้น ได้เห็นภาพรวม และจับจังหวะความต้องการขององค์กรได้ นี่แหละคือสิ่งที่ทำให้ตำแหน่งนี้มีคุณค่าและน่าสนุกในการทำงานไปพร้อมกัน

อยากให้มองทักษะเป็นชุดที่ผสมกันมากกว่าคุณสมบัติเดี่ยวๆ ฉันมองเลขาเป็นคนที่ต้องมีความเฉียบแหลมทั้งทางเทคนิคและมนุษยสัมพันธ์

ทักษะที่สำคัญสำหรับฉันแบ่งเป็นหมวด ๆ แบบสั้น ๆ: การสื่อสารแบบโปร่งใส ทั้งการเขียนและการพูด; การจัดการเวลาและการวางตารางที่ทำให้ทุกอย่างเดินหน้า; ความรอบคอบกับรายละเอียดจากการตรวจเอกสารและการเตรียมข้อมูลก่อนประชุม; ทักษะด้านเทคโนโลยี เช่น การใช้ซอฟต์แวร์สำนักงาน การจัดแชร์ไฟล์ หรือการตั้งระบบเตือนอัตโนมัติ; และสุดท้ายคือความสามารถในการรักษาความลับและความเป็นมืออาชีพ

นอกเหนือจากนี้ฉันคิดว่าทัศนคติสำคัญไม่แพ้กัน — ความใจเย็นเมื่อรับมือกับสถานการณ์กดดัน ความสามารถในการประนีประนอมเมื่อต้องจัดการความขัดแย้ง และทักษะการแก้ปัญหาเฉพาะหน้า ฉันเคยเห็นการทำงานที่ดีขึ้นมากเมื่อเลขารับเชิญให้เสนอทางเลือกแทนการรอคำสั่งอย่างเดียว เหตุการณ์ในซีรีส์ 'Suits' บางฉากสะท้อนให้เห็นว่าการเป็นเลขาที่รู้จักคิดแทนผู้บริหารอย่างสุภาพสามารถพลิกสถานการณ์ให้เป็นประโยชน์ได้

สรุปแบบไม่เป็นทางการก็คือ ลงมือฝึกทั้งทักษะที่จับต้องได้และทักษะเชิงมนุษย์ แล้วพัฒนาเป็นนิสัยการทำงานที่คนรอบข้างเชื่อถือได้