15 — A NOITE DOS RELATÓRIOS

Idris Al-Harith

A objeção formal de Nabil chegou à comissão de governança antes que a proposta de revisão independente estivesse concluída.

Minha assessora me entregou o documento quando eu me preparava para sair do gabinete e visitar uma das unidades hoteleiras do grupo. O encontro estava marcado havia duas semanas, e a equipe local aguardava minha presença para apresentar melhorias nos procedimentos operacionais.

Mas, ao ler o assunto da comunicação, percebi que precisaria alterar meus planos.

— Samira, informe à equipe do hotel que não poderei comparecer hoje. A visita deve acontecer normalmente com os responsáveis técnicos. Quero receber o relatório depois, inclusive as observações dos funcionários.

Ela confirmou a orientação.

Voltei à mesa e abri a manifestação de Nabil.

O documento apresentava uma justificativa extensa para limitar a revisão aos registros financeiros diretamente relacionados à operação com os investidores brasileiros.

Segundo ele, examinar contratos de recrutamento, comunicações com intermediários e documentos de fornecedores externos aumentaria os custos e poderia comprometer relações comerciais que não faziam parte da aquisição.

Era uma argumentação cuidadosamente construída.

O problema estava na ausência de informações que permitissem verificar suas conclusões.

Nabil afirmava que as compensações identificadas nos registros da Najma não afetavam os pagamentos efetivamente recebidos pelos empregados. Entretanto, não indicava os documentos utilizados para sustentar aquela afirmação.

Também não explicava por que uma declaração de conformidade havia sido aprovada antes da consolidação da amostra financeira correspondente.

Peguei o telefone e liguei para a diretora de governança.

— Recebi a objeção de Nabil. Quero que a proposta apresentada à comissão identifique quais documentos são necessários para esclarecer cada divergência e quais restrições possuem fundamento específico. Não podemos aceitar nem rejeitar o pedido apenas pela posição de quem o apresentou.

— Estamos preparando essa análise, Sheikh Idris. A controladoria está separando os registros e identificando quais arquivos contêm dados pessoais ou informações de terceiros. Algumas consultas precisarão de autorização específica.

— Faça assim. E quero todas as versões disponíveis, não apenas os resumos executivos. Precisamos conhecer as datas de emissão, os responsáveis pelas alterações e as justificativas registradas para cada aprovação.

Ela concordou.

Antes de desligar, esclareci que não desejava acesso irrestrito aos arquivos.

A equipe independente deveria trabalhar com autorizações documentadas e medidas adequadas de proteção das informações.

Não havia razão para transformar uma revisão de procedimentos numa exposição desnecessária de trabalhadores.

Naquela tarde, a comissão autorizou o financiamento da etapa inicial de definição do escopo da revisão externa.

A decisão ainda não representava aprovação de todas as medidas propostas. Os profissionais responsáveis precisariam apresentar metodologia, limites de acesso, custos e eventuais necessidades de autorização complementar.

Era um avanço.

E, pela primeira vez em dias, tive a impressão de que estávamos deixando de discutir apenas a aparência do problema.

À noite, permaneci no gabinete examinando documentos que pareciam ter sido elaborados por departamentos incapazes de conversar entre si.

Uma planilha apresentava os valores faturados pela Najma às unidades hoteleiras.

Outra reunia registros de pagamentos associados à prestadora.

Uma terceira continha rubricas de compensação, ajustes e conciliações internas.

Os números não eram necessariamente incompatíveis, mas as explicações disponíveis não demonstravam como os valores de uma planilha correspondiam aos registros da outra.

A documentação estava organizada.

A relação entre os documentos, nem tanto.

Passava das oito quando Salma, responsável pela controladoria, bateu à porta.

Ela carregava uma pasta e um envelope com registros extraídos do sistema.

— Sheikh Idris, conseguimos recuperar parte do histórico de versões dos arquivos apresentados durante a diligência. Há uma informação que gostaria de mostrar antes de encaminharmos o material à governança.

Pedi que se sentasse.

Salma abriu o computador e apresentou uma sequência de registros.

Um dos anexos utilizados na conciliação havia sido substituído no sistema. O arquivo mais recente foi disponibilizado à equipe do fundo sem identificação clara de que se tratava de uma versão revisada.

— Quem solicitou a substituição? — perguntei.

— O registro aponta uma credencial vinculada à área de operações. Entretanto, ainda não conseguimos identificar a pessoa que efetivamente realizou a alteração. Solicitei a preservação dos registros de acesso para que a equipe responsável possa verificar.

Examinei a tela.

— A alteração foi feita antes ou depois da aprovação do resumo de conformidade?

Salma consultou as datas.

— Depois da primeira aprovação. Mas precisamos confirmar se houve apenas atualização do arquivo ou modificação de informações relevantes. Ainda não temos a comparação integral.

Apoiei os braços sobre a mesa.

— Então vamos preservar as duas versões e o histórico de acesso. Não quero que ninguém seja responsabilizado por uma credencial antes de verificarmos quem a utilizou e qual foi a alteração realizada.

Ela assentiu e abriu outra planilha.

— Também localizamos o ajuste de trezentos e cinquenta dirhams questionado pela equipe brasileira. Ele aparece no quadro consolidado como compensação, mas o demonstrativo individual correspondente não apresenta uma descrição equivalente.

Observei os lançamentos.

— Isso significa que houve desconto no pagamento?

— Ainda não podemos afirmar. Pode ser uma classificação contábil incorreta, uma compensação efetiva ou outro tipo de lançamento. Precisamos conferir os registros de pagamento e os termos contratuais aplicáveis antes de chegar a uma conclusão.

Trezentos e cinquenta dirhams.

Para o orçamento anual do Grupo Sahar, aquela quantia era insignificante.

Para alguém que dependia do salário para sustentar a família, poderia representar uma despesa essencial.

Mas a importância do valor não autorizava conclusões precipitadas.

Se existisse um prejuízo, precisaríamos identificá-lo.

Se fosse apenas um erro de classificação, também precisávamos demonstrar isso.

— Quantas pessoas estão abrangidas pela amostra? — perguntei.

Salma voltou à apresentação.

— Ainda são poucos registros. Parte foi organizada especificamente para a diligência. Não seria adequado utilizar esses resultados para afirmar que todos os pagamentos da Najma seguem o mesmo padrão.

— Inclua essa limitação no relatório. Precisamos evitar tanto uma conclusão de regularidade geral quanto uma acusação baseada numa amostra insuficiente.

Ela fez a anotação.

Em seguida, examinamos os contratos de prestação de serviços.

O instrumento principal estabelecia obrigações de conformidade trabalhista e previa que a Najma deveria fornecer determinadas informações quando solicitadas nos termos contratuais.

Um aditivo posterior alterava indicadores de desempenho e introduzia incentivos relacionados à produtividade.

Não estava claro se aquelas mudanças tiveram alguma repercussão nos procedimentos de pagamento.

Duas assinaturas apareciam ao final do aditivo.

Uma pertencia ao representante da Najma.

A outra era de Nabil.

Fiquei olhando para o documento por alguns instantes.

Conhecia aquela assinatura havia muitos anos.

Ela aparecia em contratos, autorizações e propostas que ajudaram a transformar o Sahar no conglomerado que presidia.

Nunca imaginei que precisaria examinar seus registros com tamanha desconfiança.

Mas confiança profissional não podia substituir verificação.

— Salma, precisamos identificar os documentos utilizados na aprovação desse aditivo e verificar como as mudanças foram comunicadas às equipes responsáveis pela execução. Encaminhe a solicitação à governança para avaliação do acesso adequado.

— Vou providenciar. Há alguma outra informação que deseja incluir?

Pensei nos formulários extraordinários cuja coleta havíamos suspendido.

— Sim. Quero saber se as unidades hoteleiras conhecem os canais existentes para comunicar divergências envolvendo fornecedores. Não basta termos uma política escrita se ninguém consegue utilizá-la.

Salma concordou e deixou o gabinete.

Olhei para o relógio.

Passava das onze.

Meu telefone tocou.

Aisha.

— Você perdeu o jantar da família — anunciou assim que atendi.

Afastei a pasta.

— Ganhei a companhia de relatórios financeiros. Uma troca bastante interessante, considerando a quantidade de problemas que eles conseguiram reunir.

— Esses relatórios pelo menos perguntaram se você comeu alguma coisa?

Olhei para a bandeja esquecida sobre a mesa.

— Estou providenciando isso.

— Idris, você é um homem adulto. Não deveria precisar de uma ligação da sua tia para lembrar que existe comida fora das reuniões.

Ri.

— Vou comer, prometo. Só preciso terminar de examinar alguns documentos.

Ela ficou em silêncio por um instante.

— Sabe o que me preocupa? Durante muitos anos, você acreditou que bons resultados financeiros significavam necessariamente uma empresa bem administrada. Os números são importantes, mas também precisamos perguntar o que ficou de fora deles.

Olhei para as planilhas abertas.

— Estou começando a compreender isso. Existem informações que passaram por várias aprovações sem que ninguém consiga demonstrar exatamente como foram conferidas.

— Então talvez esteja na hora de mudar a maneira como vocês fazem essas conferências. Não adianta descobrir um erro, corrigir uma planilha e continuar utilizando o mesmo procedimento que permitiu que ele passasse despercebido.

Minha tia tinha uma habilidade irritante de chegar ao centro de um problema sem precisar examinar centenas de páginas.

Conversamos por mais alguns minutos.

Depois que desliguei, finalmente abri a bandeja e comecei a comer.

Enquanto jantava, voltei à solicitação enviada pela equipe do Fundo Atlântico.

Júlia Valença não exigia que a investigação confirmasse suas suspeitas.

Queria fundamentos verificáveis, dentro dos limites legais e contratuais.

Aquela precisão me interessava.

Talvez mais do que deveria.

Lembrei do nosso encontro no elevador, quando ela disse que talvez eu descobrisse como conversava fora do trabalho.

Tive vontade de saber se aquela possibilidade tinha sido apenas mais uma provocação ou se havia alguma curiosidade verdadeira por trás de suas palavras.

Sorri sozinho.

Depois voltei aos documentos.

Não era o momento de descobrir.

Minha relação com Júlia permanecia profissional, e eu não permitiria que uma atração interferisse nas decisões que precisava tomar.

Antes de encerrar o expediente, pedi a Samira que verificasse se as unidades possuíam orientações claras para comunicar irregularidades envolvendo prestadoras de serviços.

Ela encontrou um manual corporativo com um endereço eletrônico institucional.

Mas não havia demonstração de quantos trabalhadores terceirizados conheciam aquele canal ou conseguiam utilizá-lo.

Solicitei que a revisão contemplasse a efetividade do procedimento, respeitando os limites de acesso e sem realizar entrevistas improvisadas.

Perto da meia-noite, recebi uma última comunicação da governança.

A Najma havia confirmado a existência de instruções internas relacionadas à coleta extraordinária de declarações que suspendemos.

Uma mensagem encaminhada pela prestadora mencionava uma “orientação de operações do contratante”.

Reli a expressão.

O contratante era o Grupo Sahar.

Mas aquela referência, isoladamente, não identificava quem havia dado a orientação, em que circunstâncias ou com qual finalidade.

Liguei para a diretora de governança.

— Acabei de receber a atualização da Najma. Quero que o encadeamento dessas comunicações seja preservado integralmente, inclusive os registros de envio e recebimento. Precisamos identificar a origem da orientação antes de atribuir qualquer responsabilidade.

Ela confirmou a providência.

— Também recomendo que não haja contato direto com os trabalhadores para esclarecer essas declarações sem um procedimento previamente definido — acrescentou.

— Concordo. Ninguém será abordado informalmente em nome da minha diretoria. Quero essa orientação registrada.

Desliguei e permaneci alguns minutos olhando para a tela.

Até então, a explicação apresentada por Nabil era a de que a coleta dos formulários fazia parte dos procedimentos administrativos da prestadora.

Agora havia uma comunicação sugerindo alguma participação da área de operações do próprio Sahar.

Isso ainda precisava ser verificado.

Abri novamente o documento de Nabil e comparei suas justificativas com a mensagem encaminhada pela governança.

Ele havia defendido a exclusão justamente dos registros que poderiam ajudar a esclarecer como a Najma recebeu determinadas orientações.

A coincidência merecia exame, não uma sentença.

Solicitei que as duas informações fossem encaminhadas à equipe independente pelos procedimentos apropriados.

Quando finalmente desliguei as luzes do gabinete, já passava da meia-noite.

Durante anos, acreditei que conhecer os diretores responsáveis pelas operações significava compreender suficientemente o funcionamento da companhia.

Agora começava a perceber quanto havia deixado de perguntar.

Uma assinatura, um relatório ou uma declaração de conformidade não substituíam os fatos que deveriam sustentá-los.

E, diante daquela nova comunicação, eu precisava descobrir quem havia orientado a coleta dos formulários e por que essa informação não apareceu nos esclarecimentos anteriores.

Não permitiria que a resposta fosse construída depois.

Queria conhecer a decisão que realmente tinha sido tomada.