上司の頼みを断る場面になると、言い方ひとつでその後の関係が変わることをいつも意識している。まずは事実ベースで状況を伝え、感情や憶測を入れずに線引きするのが自分のやり方だ。
具体的には、依頼の内容が業務範囲外、法令・規程に抵触する、もしくは利害関係が発生する場合に使える表現を用意している。たとえば「
恐縮ですが、その対応は社内規程上お引き受けできません」「その件は私の権限を超えておりますので、上長(または該当部署)に相談させてください」というように、断る理由を明確に示して第三者に振る選択肢を提示する。
感情的にならずに代替案を示すのも重要で、自分はよく「その代わりにこちらの方法なら対応可能です」「期日を改めるか、別の担当にお願いすることはできます」と付け加える。記録を残すためにメールで要点だけを改めて送ると、あとが楽になることが多いと実感している。